Uno de los grandes retos de las empresas en la actualidad es atraer y retener el talento. Desafortunadamente, no siempre las cosas salen bien y es habitual que miembros importantes del equipo acaben marchándose, ya sea por su propia voluntad o por decisión empresarial.
Entre que el empleado se marcha y otro asume su puesto, hay un lapso de tiempo en el que las cosas pueden descontrolarse si las tareas que asumía ese trabajador han quedado a medias. Para que esto no ocurra, es fundamental contar con un buen proceso de Offboarding.
¿Qué es el Offboarding?
Todos conocemos el Onboarding, que es el proceso de acogida de los nuevos empleados. A través del que se busca que su integración en la empresa sea lo más fácil y rápida posible. Por su parte, el Offboarding es un proceso que está destinado a que la salida de un trabajador de la plantilla sea lo más fácil posible para todos.
Las razones para hacer un plan de ese tipo son muy variadas:
- Permite que tanto la empresa como el trabajador pongan punto final a su relación de la forma más amigable posible.
- Ayuda a obtener feedback, porque permite conocer de forma directa por qué los empleados deciden continuar su carrera profesional en otro sitio.
- Mejora la logística, puesto que hay tiempo suficiente como para que el trabajador que se marcha deje terminadas sus tareas o, al menos, ponga a un compañero al día sobre lo que va a quedar pendiente de realizar.
- Facilita la realización de todos los trámites legales relacionados con el fin de la relación laboral: cálculo de finiquito, elaboración del certificado de empresa, etc.
Pasos para elaborar un proceso Offboarding
Lo más conveniente es elaborar un listado con todos los pasos que hay que dar, así se evita que se pueda llegar a pasar por alto algo importante.
Trámites administrativos
Lo primero que hay que hacer es reunir todos los papeles necesarios para poner fin al contrato. Esto puede incluir la carta de despido o la carta de renuncia, así como posibles acuerdos de confidencialidad.
De esta documentación debe deducirse claramente la fecha de finalización de la relación laboral, para poder realizar otras gestiones administrativas como pagar el finiquito o cursar la baja en la Seguridad Social.
Esto implica que en este proceso intervendrán diferentes departamentos como el de contabilidad o el de Recursos Humanos.
Informar al equipo y a los clientes
Para evitar rumores, una vez que la decisión de romper la relación laboral es definitiva, debe ser la dirección de la empresa la que comunique que un miembro del equipo se marcha. Si además ese empleado trabajaba directamente con uno o varios clientes, hay que comunicárselo a estos.
Planificar la transición
Aquí hay que tomar decisiones cómo quien se va a encargar de las tareas que puedan quedar pendientes y cómo será el proceso para cubrir de nuevo el puesto.
Esta es una fase de traslado de conocimiento, por lo que la colaboración del empleado que se marcha es de vital importancia para que todo pueda seguir funcionando con normalidad después de su último día de trabajo.
Recuperación de los bienes de la empresa
Si al personal se le han entregado bienes que pertenezcan a la empresa, en sus últimos días de trabajo deberá devolver todo el material: uniformes, llaves, teléfono móvil, ordenadores, tarjetas de aparcamiento, etc.
Entrevista de despedida
Esta pequeña charla de carácter informal entre el empleado y la dirección sirve para conocer su experiencia dentro de la empresa. Información que tendrá un gran valor para poder tomar decisiones estratégicas de cara al futuro.
Sin importar las razones por las que se acaba la relación laboral, es preciso mostrar agradecimiento al ya ex empleado y valorar su contribución a la empresa. También es interesante avisar del último día de trabajo al resto de la compañía para que todo aquel que quiera tenga la oportunidad de despedirse.
Si el proceso Offboarding se hace bien, el fin de la relación laboral no será traumática para ninguna de las partes implicadas. El trabajador se marchará tranquilo y la empresa podrá seguir funcionando con la máxima normalidad mientras busca un nuevo candidato para cubrir la vacante.